Het stadstheater van de toekomst.
Nee, deze titel hebben wij ze niet gegeven: zo omschrijft NTGent zich wel namelijk zelf. En het blijft ook niet bij omschrijven: naast het opstellen van een manifest met 10 regels waaraan zo’n stadstheater van de toekomst moet voldoen, kwamen ze ook ten rade bij Process Delight. De inhoud en productie van hun toneelstukken mag dan wel aangepast zijn aan de noden van de huidige en toekomstige maatschappij, hun interne werking was dat nog niet. En zo kregen wij plots de hoofdrol aangeboden in hun nieuwste stuk: “Help, onze facturatie is inefficiënt en tijdrovend.” Een verhaal dat ons op het lijf geschreven is.
Klantprofiel: NTGent
Het Nederlands Toneel Gent (NTGent of NTG) is een stadstheater in Gent, opgericht in 1965. Hun missie? een divers publiek bevragen, motiveren en in beweging brengen. Het doet dit door spraakmakende producties te maken en te presenteren en theater in te zetten voor maatschappelijk debat. De artistieke leiding van NTGent is sinds 2018 in handen van Zwitsers regisseur, socioloog en theatermaker Milo Rau, die bij zijn aanstelling een manifest schreef waaraan het stadstheater van de toekomst dient te voldoen.
Van handmatige facturatie…
Ons verhaal met NTGent begon bij een probleemstelling omtrent de financiële activiteiten van het theater. Zo verliep de opvolging van facturen en bestelbonnen nog volledig manueel en werd alles bijgevolg afgedrukt en gearchiveerd in mappen. Naast het feit dat dit een zeer tijdrovende en inefficiënte manier van werken is, strookt het ook niet met hun toekomstgerichte doelstelling van een verkleinde ecologische voetafdruk. Met de sterke evolutie naar een digitale wereld in het achterhoofd, ging NTGent opzoek naar een partner die hen een verhoogd gevoel van digitaal comfort kon bieden.
… naar automatisering.
Hoe zag de oplossing die onze Digital Comfort Providers, uiteraard volgens onze gekende werkwijze van onderling overleg en wederzijdse input met de klant, er nu concreet uit? Wel, als experts in automatisering van administratieve processen, bouwden we aan een overzichtelijk dashboard. Dit dashboard, weergeven op de afbeelding hieronder, biedt een gebruiksvriendelijk en overzichtelijke laag bovenop de SharePoint-bibliotheek waar bevoegden hun facturen en bestelbonnen toevoegen.
Deze verzameling aan data is gelinkt aan een applicatie gebouwd in Power Apps. Deze applicatie zorgt ervoor dat enkel de juiste verantwoordelijken worden aangeduid voor de facturen en bestelbonnen waarvoor ze bevoegd zijn. Op die manier kunnen ze deze documenten in hun persoonlijke dashboard raadplegen, goedkeuren of weigeren.
Eind goed, al goed.
De voordelen? Die liggen voornamelijk in het gebruiksgemak, de tijdswinst en de veiligheid die de applicatie biedt. De verwerkingstijd voor het goedkeuren of weigeren van facturen en bestelbonnen is enorm gedaald, NTGent kan zelf flows opstarten, kan alle documenten raadplegen in één centraal dashboard (indien toegang) en kan informatie downloaden wanneer nodig. De papiervrije, digitale toekomst lonkt dus voor het Gentse stadstheater.
