Inleiding
Nu de feestdagen naderen, brengt Process Delight een vleugje digitale innovatie naar een van de meest geliefde Vlaamse tradities. In deze maandelijkse newsletter overlopen we hoe we samen met deze internationale en welbekende pakjesverdeler, die liever anoniem bleef, een grootschalig project hebben geoptimaliseerd via digitale transformatie op mensenmaat.
Uitdaging
Deze klant staat elk jaar voor dezelfde missie: kinderen wereldwijd blij maken met het bezorgen van allerlei pakjes. Een mooie missie, maar ook een enorme logistieke uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat elk pakje op tijd en op de juiste plek terechtkomt? En hoe houd je het overzicht over alle bestellingen en communicatie met stakeholders? Het zijn deze zaken waarvoor deze nieuwe klant kwam aankloppen bij Process Delight.
Oplossing
Multinational of KMO, het principe dat we hanteren bij het begeleiden van bedrijven in hun digitale transformatie blijft altijd hetzelfde: de 3 pijlerstructuur van procesautomatisering, data & document management en communicatie. Zo kunnen we digitaliseren op maat van de medewerkers, wat leidt tot een minimale hoeveelheid digitale stress, werknemerstevredenheid en verhoogde productiviteit.
Hoe gingen we aan de slag?
Naar de praktijk
1. Procesautomatisering
Nadat we alle stakeholders, afhankelijke taken en processen in kaart brachten, konden we met behulp van geavanceerde projectmanagementsoftware de talloze taken van de pakjesbedeling coördineren.
De tool? Ishtar.Projects, een applicatie die toelaat om taken eenvoudig toe te wijzen, leveringsroutes bepaalt en een overzicht biedt van alle deadlines en prioriteiten. Zo kon elk pakje op het juiste moment en op de juiste plaats terechtkomen, met minimale menselijke tussenkomst.
2. Data & document management
Een groot probleem voor onze klant was ook de enorme hoeveelheid aan papieren documenten. Na de procesautomatisering, was de volgende uitdaging om deze grote hoeveelheid aan documenten – de vele verlanglijstjes – te digitaliseren en op te slaan in een centrale cloudstructuur.
Het koppelen van metadata aan deze verlanglijstjes versnelde het zoekproces ook aanzienlijk. Een extra voordeel aan bovengenoemde projectmanagementsoftware? Het is perfect compatibel met zo’n centrale cloudstructuur, dankzij de compabiliteit met Microsoft. Zo is de moeizame zoektocht naar welk verlanglijstje bij welk kind hoort nu volledig voorbij.
3. Efficiënte communicatie
Een laatste, maar zeer belangrijke uitdaging voor het digitaal comfort van werknemers: de interne & externe communicatie stroomlijnen. Mail- en briefverkeer werden vervangen door real-time communicatietools vanuit Microsoft Teams, wederom zodat alle data over projecten in één centrale database verzameld wordt en zodat werknemers zich beter konden concentreren op hun kerntaken.
Een ander belangrijk aspect was bepalen wie toegang heeft tot welke informatie. Voor interne medewerkers was er directe toegang tot de SharePoint-omgeving. Externe medewerkers, zoals speelgoedgiganten, kregen toegang tot een webportaal dat gekoppeld was aan de SharePoint-omgeving. Meer over deze systematiek vind je in deze blog!
Conclusie
Het resultaat? De snelste levering van pakjes sinds mensenheugenis, aanzienlijk minder fouten en vooral: veel gelukkige kindertjes en werknemers! Deze uitkomst is uiteraard een resultaat van samenwerking, co-creatie en innovatief denken langs beide kanten. Enkel zo konden we digitaal transformeren op mensenmaat en konden de vele werknemers zich focussen op wat echt belangrijk is: het verspreiden van vreugde en geluk.
Fijn Sinterklaasfeest van Process Delight!
