De kern
- De financiële dienst van Accent Groep ging op zoek naar een applicatie waarmee ze hun maandelijkse taken (bij closing) efficiënt kunnen afchecken en opvolgen.
- De taken zijn onderling afhankelijk en verspreid over een zestal departementen.
- Digitaliseringstraject van co-creëren en co-leren leidt tot AJ Tasks (Microsoft Power Apps).
- Applicatie bevat standaard takenblok dat op een zeker terugkerend tijdstip automatisch nieuwe taken aanmaakt.
- De taken zijn onderhevig aan elkaar, m.a.w. de eerste taak moet afgewerkt zijn voordat er aan de volgende taak begonnen kan worden, en moeten toegekend worden aan bepaalde medewerkers in de verschillende teams
De aanleiding
Eens aangekomen worden we hartelijk ontvangen door Dieter De Nolf, Reporting Specialist, en Damien Daenen, Finance Manager bij Accent Groep. Deze heren, mede verantwoordelijk voor de financiële afhandeling, verwerking en Power BI-rapportering van alle bedrijven bij het talent placement bedrijf, werkten de voorbije maanden nauw samen met enkele van onze ontwikkelaars. De ideale gesprekspartners dus om eens te overlopen hoe zo’n weg richting procesautomatisering bij ProcessDelight eruitziet.
“We waren zelf al een tijdje aan het experimenteren met Power Apps.”, vertelt Damien. “We kenden dus al min of meer de opportuniteiten, maar we vroegen ons af: wat zijn nu de mogelijkheden wanneer je effectief een specialist bent in het gebruik van die tool?” De financiële dienst van Accent Groep merkte immers dat ze zaten met een checklist-probleem. Een mailtje van ProcessDelight bracht soelaas. “Aangezien we dus al een klein beetje ervaring hadden met de tool en een proces hadden dat niet optimaal verliep, ging er een belletje rinkelen door jullie mailtje. We vroegen dan ook snel een demosessie aan met Christopher (De Groote, Lead Developer) om samen te overlopen wat mogelijk was.”
“Maandelijks afvinken van afhankelijke, interdepartementale taken."
Elk klant die ons digitaliseringstraject doorloopt, geniet eerst van een gratis inspiratiesessie en workshop. Zo creëren we samen oplossingen op maat, ook bij Accent Groep. “Tijdens de inspiratiesessie en de workshop hebben we samen een aantal van onze processen geanalyseerd die nog niet optimaal verliepen.”, herinnert Damien zich. “Uiteindelijk bleef onze closing checklist dan over, vooral omdat we dit proces volledig intern beheren en daardoor sneller konden handelen.”
En zo ging de bal aan het rollen. De financiële afdeling van Accent Groep was concreet op zoek naar een applicatie waarmee ze hun maandelijkse taken op een gemakkelijke manier konden afchecken en opvolgen. “Een van de belangrijkste doelstellingen voor onze afdeling is immers om de closing termijn te reduceren. Binnen dit complex proces voeren een zestal departementen verschillende, onderling afhankelijke, taken uit. Deze afhankelijkheden wouden we in kaart brengen om onze werking te optimaliseren.”, verduidelijkt Damien. “Zo’n applicatie biedt immers ook nieuwe inzichten, aangezien we nu ook data over dit proces zouden kunnen verzamelen. Iedereen moet registreren wanneer ze met een taak starten en klaar zijn. Zo kunnen we bottlenecks ontdekken en het proces optimaliseren. Allemaal zaken die Excel, waarmee we voorheen onze taken beheerden, niet toelaat.”
"Zo’n applicatie biedt immers ook nieuwe inzichten, aangezien we nu ook data over dit proces zouden kunnen verzamelen."
“Dankzij het co-creëren kunnen we nu ook zelfstandig een soortgelijk project opstarten.”
Bij ProcessDelight vinden we het uiterst belangrijk dat IT-oplossingen volledig afgestemd zijn op de noden en wensen van de klant. Om dit te verwezenlijken verlenen we via co-creatie en co-leren begeleiding in elke fase van het proces. Een werkwijze die ook bij Accent Groep in de smaak viel, zo getuigt Dieter.
“In eerste instantie hadden we gedacht dat we qua co-creatie iets zelfstandiger konden werken, maar al snel bleek onze kennis van Power Apps niet uitgebreid genoeg. Desondanks dat we in de pure ontwikkeling veel overlieten aan Rino (Gulisano, Developer) en Christopher (De Groote, Lead Developer), hebben we wel heel veel bijgeleerd van de samenwerking. Nu snappen we eindelijk de kern development mode van de app en weten we hoe en waar we iets moeten veranderen. Dat was zeker het grootste voordeel van werken op een co-creatieve manier, want dat was zonder hulp niet mogelijk geweest.”
“Aangezien het de eerste keer was voor ons, moesten we nog vooral toekijken, maar ik heb wel het gevoel dat we dankzij deze werkwijze nu ook zelfstandig een soortgelijk project zouden kunnen opstarten.”, vult Damien aan. “Het was eigenlijk echt een aangenaam proces, een goede tool… En vlot! We zijn op ongeveer twee maanden van start tot een UAT/live-test kunnen overgaan.”, vertelt Dieter enthousiast. “Op elke vraag werd snel ingepikt en uitgelegd hoe alles in elkaar stak. Er werd heel kort op de bal gespeeld.” Damien vult aan: “En dat is niet vanzelfsprekend. Uit ervaring hadden we de impressie van developers dat ze enkel opnieuw contact opnamen, vaak via een tussenpersoon, als er iets afgewerkt was. Dat was nu absoluut niet het geval. We hadden bijna dagelijks rechtstreeks en heel vlot contact met beiden.”
"We krijgen nog dagelijks positieve feedback van onze collega's."
Onze begeleiding stopt niet na implementatie van de IT-oplossing. Ook in de nazorg staan wij voor onze klanten klaar om de integratie en overgang zo gemoedelijk mogelijk te laten verlopen. Belangrijk hier: het tempo en de werkwijze van de klant en haar werknemers volgen. En die werkwijze hadden ze bij Accent Groep grondig uitgedacht.
Dieter legt uit: “Na implementatie hebben we eigenlijk bewust het contact een beetje laten rusten zodat er écht getest kon worden, om dan nadien met concrete test-feedback samen te zitten met Rino en Christopher. Nadat we overal eens samen waren doorgegaan, werd er telkens weer kort op de bal gespeeld over oplossingen, bugs, changes… Vanaf dan was er dus opnieuw veel wisselwerking.” “Eigenlijk hebben we die manier van werken ook zelf gekozen, omdat we weten dat er uit de eerste UAT’s van alle uitkomsten komen, maar niet weten wat nu juist de issues zijn.”, vult Damien gretig aan. “Is het omdat er iets niet kan of is het een kwestie van change en mee leren werken? Vandaar dat we op voorhand wat wouden filteren om de developers niet te veel te storen op dat moment. Zo kwamen er nog een aantal kleine aanpassingen over de gebruiksvriendelijkheid die uit de UAT zijn gekomen. Kleine dingen zoals een extra filter of een extra lijstje… Kleine veranderingen die niet per se betrekking hebben op de kern van de zaak, maar wel op het gebruiksgemak. De kern zat eigenlijk vanaf de start echt goed, dus dan waren het gewoon nog enkele tweaks als laatste aanpassingen.”
Dankzij deze waardevolle input groeide de applicatie, gedoopt als AJ Tasks, steeds meer uit tot de oplossing op maat die ze bij Accent Groep zochten. Dit principe is immers van primair belang. De technologie in dienst van de mens/organisatie en niet omgekeerd. En dan hebben we het zowel over features als look & feel. “Qua opmaak hebben we de kleurtjes een beetje geoptimaliseerd, zodat het nog beter aansluit bij de rapportering die we al hadden (standaardkleuren wat meer in de verf zetten etc.). Wat de features, het gebruik, de knoppen, het uitzicht en de pages betreft, was het allemaal zoals vooraf in de blueprint besproken. Mede daarom dat we nu ook van iedere dagelijkse gebruiker positieve feedback krijgen over wat een leuke tool het is en wat een vooruitgang het is ten opzichte van de vorige werkwijze met Excel.”, vertelt Dieter.
Klantprofiel
Accent, opgericht in 1995, is een talent placement bedrijf met het grootste gespecialiseerde kantorennetwerk in België. Accent stelt dagelijks meer dan 18 000 mensen tewerk en maakt deel uit van House of HR, een internationale holding bestaande uit tal van gespecialiseerde bedrijven actief binnen Human Resources.
Als talent placement bedrijf zijn zij een belangrijke schakel tussen talent op de arbeidsmarkt enerzijds en werkgevers anderzijds. Voor werkzoekenden zijn zij een jobcoach, die hun talenten in kaart brengt en helpt ontdekken. Voor bedrijven zijn zij een echte HR-partner die niet alleen op zoek gaat naar het juiste talent voor de juiste job, maar ook advies en ondersteuning geeft om die talenten te behouden. De financiële afdeling van de Accent Groep houdt zich bezig met de financiële afhandelingen of verwerking van alle bedrijven onder de Accent Groep. De bekendste of grootste is Accent Jobs for People, maar het staat ook in dienst voor onder andere Now Jobs (flexi-jobbers en studenten), Gighouse (freelancers), CTRL-F (Search & Selection) en Talent Lab.
"De tool zal ons ongetwijfeld tijd besparen."
Na de UAT en het simultaan gebruik van oud- en nieuw systeem bij de closing in juni, was het team volledig overtuigd van de nieuwe manier van werken. Eind juli trad dan ook het gloednieuwe, volledig geautomatiseerde proces op basis van Microsoft Power Apps in werking. Een manier van werken die duidelijk in de smaak valt. “Hoewel het nog vroeg is om al conclusies te trekken over tijdbesparende gevolgen van de procesautomatisering, zien we wel nu al dat alle taken en afhankelijkheden beter op te volgen zijn en zoals ik in het begin al zei: de meerwaarde van het opvolgen en in kaart brengen van onze bottlenecks, zal ons ongetwijfeld tijdsbesparing opleveren. We zijn er dus zeker niet trager van geworden”, lacht Damien.
Voor Dieter was het als Reporting Specialist vooral aangenaam om zijn kennis van tools als Power Apps, Power Automate en Dataverse uit te breiden en nieuwe inzichten te krijgen. “Mochten het allemaal andere datawarehouses en andere toestanden achter gezeten hebben, zouden we de IT-afdeling nodig hebben om verder te kunnen. Die drempel was er dus niet. Zo kon ik zelf ook al een keer de connectie leggen tussen de Dataverse-tabellen en Power BI om te zien hoe de rapportering verloopt.” Damien gaat verder: “Dat is nu de volgende stap. We hadden al interne specialisten in Power BI, dus de rapportering moest niet gebeuren. Dat is ook het leuke aan dit proces. We konden echt gaan kiezen waar we hulp bij nodig hadden en waar niet. Nu dat de tool er staat, kunnen we de rapportering daaraan koppelen en volledig zelf gaan beheren omdat we dat specialisme wel zelf in huis hebben.”
Damien legt ook uit hoe het gebruik van AJ Tasks en Power Apps aansluit op de toekomstgerichte visie van zijn dienst. “We proberen eigenlijk continu onze processen in vraag te stellen en maken daarbij de afweging tussen een workaround of het aanpassen van ons bronsysteem via coding. Het dus echt een state of mind van continuous change die er sowieso al inzit… Als iets beter kan, gaan we het proces bijsturen en doordat zulke bijsturingen het gebruiksgemak in het merendeel van de gevallen al ten goede kwam, vertrouwt het team ons ook om bij een nieuw voorstel te denken: let’s go!
